Politik for persondata og deres håndtering

Denne politik er udarbejdet i anledning af Persondataforordningen, der trådte i kraft den 25.05.2018.

GRIMA håndterer persondata i en række lister som nævnt nedenfor.

• Begrundelse for personrelaterede databehov er medlemsadministration og kontingentstatus samt kursusadministration og -deltagere og oversigt over foreningens tillidspersoner.
• Videregivelse af personrelaterede data uden for GRIMAs bestyrelse sker kun med accept fra vedkommende person.
• Håndtering af data, i.e. ajourføring, opbevaring og sletning af personrelaterede data. Data slettes fra listerne ved udmelding, efter kursusdeltagelse eller ved ophør som tillidsperson efter senest et år eller dog først når evt. restancer er betalt. Navne i bogføringssystemet kan ikke slettes.
• Medlemmer og instruktører har ret til på forespørgsel at få oplyst, hvad der er registret af personlige oplysninger om vedkommende.
• Organisering i forbindelse med håndtering af personrelaterede data. Medlemsoplysninger og personoplysninger vedr. kurser håndteres af GRIMAs kasserer på en beskyttet computer.

Denne politik fremlægges til godkendelse på GRIMAs generalforsamling i foråret 2019. Eventuelle rettelsesforslag, der bliver godkendt på generalforsamlingen, indarbejdes. Den herefter opdaterede version af ”Politik for persondata og deres håndtering” lægges på GRIMAs hjemmeside.

Nedenfor er oplistet de lister og hvilke datatyper, der registreres i GRIMA vedrørende personrelaterede data.

• Medlemslisten
  Ved indmelding i GRIMA indskrives navn, postadresse, e-mail og telefon, og der tildeles medlemmet et medlemsnummer. I medlemslisten føres også medlemmernes indmeldelsesdato og betalingsstatus vedrørende kontingent.
• Tilmeldingslister til arrangementer
  Ved tilmelding noteres navn, ønsket kursus og betalingsstatus for kursusgebyr. Ved tilmelding spørges kursusansøgere om tilladelse til at udsende en deltagerliste med oplysninger om deres navn, by, e-mail og telefonnummer.
• Kursusdeltagerlister
  Oplysninger om deltagerne angives i følgende minimumsomfang: fornavn og by. I det omfang deltageren ved tilmeldingen har godkendt det, udsendes også e-mail og mobilnummer. Endvidere indskrives instruktørens navn og kontaktdata.
• Instruktøroplysninger
  For de kurser, der arrangeres i GRIMA-regi, opbevares instruktørens navn, adresse, e-mail og telefonnummer samt henvisning til kontrakt. Lærerens kontaktoplysninger indføres på relevant kursusdeltagerliste.
• Kontaktoplysninger for GRIMAs tillidspersoner
  Ved tillidspersoner forstås personer, der deltager i GRIMAs bestyrelse, diverse GRIMA-udvalg eller særlige (halv-permanente) GRIMA-opgaver. For disse personer oplyses funktion, navn, adresse e-mail og telefonnummer. I det omfang den enkelte ønsker begrænsninger, indarbejdes disse. Disse oplysninger er offentligt tilgængelige på bagsiden af GRIMAs medlemsblad og på hjemmesiden.